In Belgie neemt het gebruik van OpenOffice binnen overheidsorganisaties toe. Zozeer zelfs dat we rustig kunnen stellen dat zij dit beter doen dan Nederland. Ook delen zij hun ervaringen zodat anderen hier profijt van kunnen trekken.
In bijgaand artikel vindt u de tekst van een recent verschenen verslag van hun bevindingen. Doe moeite van het lezen meer dan waard.
“Beste gebruikers,
Ik wil jullie graag mijn professionele bevindingen met jullie delen in deze context. Ik werk als projectleider voor het Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest. Dit is een pararegionale instelling die deels gefinancierd wordt door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en onder toezicht staat van de voogdijminister voor informatica. Vanuit die optiek zijn wij verantwoordelijk voor de informatica van tal van Brusselse overheidsinstellingen, gemeenten en OCMW’s, alsook voor de informaticauitrusting van de 8 Ministeriële Kabinetten (zo’n 400 gebruikers) en het installeren van PC’s in de scholen van het Gewest (WinXP+OOO). Bij de regeringsonderhandelingen voor de nieuwe legislatuur in 2004, werd in het regeerakkoord de keuze voor Open Source software en open standaarden ingeschreven. In de aanloop naar deze besprekingen hadden wij reeds een hele testfase doorlopen in ons eigen centrum, waar we begin februari 2004 Ooo v1 geïnstalleerd hadden naast de bestaande MSO en we vanaf april Ooo zijn gaan gebruiken als standaard bureauticapakket. Let wel, MSO werd toen nog niet gedesinstalleerd. Op nieuwe machines die we in circulatie brengen, wordt OOO geïnstalleerd en MSO mits uitdrukkelijk akkoord van de directie (afhankelijk van de noden, ontwikkelingen voor externe klanten, etc.). Uiteraard is ons intern publiek zeer verscheiden en is het moeilijk om algemene conclusies te trekken uit deze migratie. Feit is wel dat we alle interne templates snel gemigreerd hebben en ook de gelegenheid tot opleiding hebben aangeboden. Beide zaken lijken mij wel fundamenteel voor een kans op slagen. Na de feitelijke migratie hebben we met een aantal mensen uit onze dienst onze kennis van Ooo stelselmatig uitgebreid en waren we zo in staat op de meeste vragen van interne gebruikers te antwoorden. Het positief verslag dat we op basis van deze ervaringen hebben kunnen voorleggen aan onze beleidsmakers, heeft ervoor gezorgd dat Ooo ingeschreven werd als de nieuwe bureauticatoepassing voor de nieuwe legislatuur. Daarbij werden alle servers en het overgrote deel van client computers vervangen en werd er nog uitsluitend WinXP+OOO v1 geïnstalleerd. Gezien het feit deze gebruikers niet speciaal met andere pakketten werken (back-office), was deze installatie zeker haalbaar.
In de lente van 2005 hebben we dan ook een reeks opleidingen voorzien, maar dit verliep allemaal niet zo vlotjes in het begin … De overstap naar Ooo was politiek geïnspireerd en werd van de ene dag op de andere doorgevoerd, ten minste, dat is de perceptie van de eindgebruikers! Waar het in weze om gaat, is het omvergooien van gewoontes en dan zie je pas welke invloed Microsoft heeft kunnen hebben op de eindgebruikers gedurende al die jaren. Opeens zijn mensen vergeten dat ze ooit eens met WordPerfect of zo gewerkt hebben en ook met Word hebben moeten leren werken … Een aantal problemen werden echt wel kritisch in de loop van vorig jaar: een groot aantal gebruikers communiceert voortdurend met de administratie, die 100% MSO zijn, en de uitwisselingsproblemen waren legio (grafische elementen die versprongen, tabellen waarvan de cellen niet konden verdergaan op de volgende pagina, etc.). Het wachten op Ooo v2 werd moeilijker en moeilijker, maar oef, eens die versie beschikbaar was, hebben we een deftig plan voorgelegd met stappen voor een snelle migratie, een reeks opleidingen in de vorm van workshops vlak daarna, gevolgd door documenten ter ondersteuning die we publiceren op onze website en de ondersteuning die we zelf geven per telefoon of per mail. Zo is het plaatje compleet en dat zie ik vandaag bijzonder goed werken. Bij de migratie naar v2 heb ik er ook van geprofiteerd om een hele set basistemplates te verspreiden die opgemaakt werden om geen krimp te geven bij het uitwisselen tussen Ooo en MSO (op zijn zachtst gezegd een uitdaging …). In de opleidingen heb ik de mensen er bovendien met bijzondere nadruk op gewezen dat het belangrijk is de Wordgewoontes van zich af te zetten om nieuwe Ooogewoontes aan te leren. Dit was voor mijn part het moeilijkste gegeven … De mensen die hiervoor openstonden, zijn van felle tegenstander overtuigde medestander geworden. Want uiteindelijk, waar gaat het eigenlijk om, je moet toch je doel kunnen bereiken, niet, en of dat nu gebeurt met MSO of Ooo is in weze niet zo belangrijk, feit is wel dat het deftig moet werken. Een van de hekele punten was bijvoorbeed de mailing, die in v1, sorry, ondermaats was. Gelukkig is de nieuwe techniek in v2 des te overtuigender. Andere concepten als paginaopmaakprofielen zijn zo fantastisch, maar moeten deftig uitgelegd worden aan de eindgebruikers, want zij gaan uiteraard nog steeds op zoek naar “Bestand – Paginaopmaak” en de secties om één pagina liggend te maken in een gans document.
Om nog door te gaan op één van de punten die ik onthoud uit ondergaande mail, ik heb zelf steeds gepleit voor een korte overgangsperiode, want ik ben ervan overtuigd dat als je de twee pakketten naast mekaar laat staan en de mensen uitnodigt om er eens in te gaan kijken, zij tot dag x-1 met hun ouwe getrouwe MSO zullen blijven werken. Bovendien zijn een aantal technieken zodanig verschillend, dat het meer verwarring zaait dan iets anders. In ons geval ging het zelfs om 2 migraties op een jaar, waarbij ik de jongste migratie van v1 naar v2 zo kort mogelijk heb willen houden om interne problemen van uitwisseling ODT/SXW en andere te vermijden. Op een goede week tijd hebben we alle 400 machines gemigreerd en we zijn vrij kort daarna van start gegaan met onze workshops om de mensen niet al te lang in het ongewisse te laten. Feit is natuurlijk ook dat de look & feel van v2 nauwer aansluit bij vroegere MSO pakketten en dit wel beter verkoopt naar de eindgebruikers toe.
Onze gebruikers hebben ons wel eens verweten dat zij de proefkonijnen voor het Gewest zijn. Ik wil mij daar niet over uitspreken, want ik vind het politiek engagement om voor Open Source te gaan veel belangrijker dan de vraag wie er als eerste op overstapt. Feit is dat het werkt, ondanks de moeilijkheden. Maar nogmaals, WordPerfect-Word of Windows-Mac destijds??? Weet overigens ook dat wij als centrum voor elk lastencohier dat wordt gepubliceerd en dat met software te maken heeft, intussen bij wet verplicht zijn de optie “Open Source” in te schrijven. Voor onze eigen ontwikkelingen is dat niet zo’n probleem, maar voor bestaande back-office toepassingen is dat iets anders. Zo hebben wij zelf investeringen gedaan om bepaalde pakketten bruikbaar te maken met Ooo. Wellicht zal dat in de toekomst minder vaak nodig zijn dankzij de recente ISO certificatie van ODF. Dit alles samengevat denk ik dat we op een goed spoor zitten. Als er bovendien nog eens werk zou gemaakt kunnen worden van de Ooo-plug-in voor MSO, dan zou dat helemaal fantastisch zijn …
Samengevat, ik onderschrijf ten volle het stappenplan dat Joop hieronder toelichtte en benadruk de noodzaak aan een goede communicatie met de eindgebruiker: uitleggen waarom de optie overwogen wordt, hoe de migratie in zijn werk gaat, wat de voor- en nadelen zijn. Bovendien is een specifieke opleiding bijzonder belangrijk, zowel voor het aanleren van de technische vaardigheden als voor de marketing van het nieuwe pakket. Aanvullend is de nazorgfase ook erg belangrijk: bereikbaar zijn voor je eindgebruikers, de nodige opzoekingen doen, oplossingen voor problemen aanbieden en de zaak goed documenteren.
Momenteel ben ik nog volop bezig met het documenteren van de aangehaalde workshops, maar eens die fase afgerond is, heb ik het idee om al onze ervaringen te bundelen in een officiële publicatie. Binnenkort meer nieuws hierover. Kijk ook gerust eens op onderstaande links om te zien hoe wij de zaken hier aanpakken.
Met vriendelijke groeten,”
Filip Lannoye